در راستای پیاده سازی قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان و جمع آوری صورتحساب های الکترونیکی مودیان و ایجاد وحدت رویه در صورتحساب های الکترونیکی صادره و کاهش موارد خطا، قالب و الزامات مورد نظر سازمان در این سند تبیین شده است. سند حاضر به بیان اقلام، چارچوب های فنی و چگونگی صدور صورتحساب های الکترونیکی و ثبت در سامانه مودیان می پردازد.
دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی آذر ۱۴۰۲ نیز همانند دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی مهر ۱۴۰۲ با توجه به آن که سامانه مودیان در حال تکامل بوده و تغییرات آن اجتناب ناپذیر است خدمت اعضای گرامی ارائه می گردد.
صورتحساب الکترونیکی چیست؟
صورتحساب الکترونیکی، به عنوان یکی از راهکارهای مدرن در حوزه مالی و مدیریت اطلاعات، امکان ارسال و دریافت صورتحساب‌ها و فاکتورهای مالی به صورت الکترونیکی را فراهم می‌کند. این روش، با استفاده از فناوری‌های مختلف ارتباطی و امن، اطلاعات مالی را به صورت دیجیتال به مشتریان و مشارکت کنندگان ارسال می‌کند. صورتحساب الکترونیکی از مزایای فراوانی برخوردار است. از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
کاهش هزینه: صورتحساب الکترونیکی به اندازه کمتری نیاز به مصرف کاغذ، چاپ و ارسال پستی دارد که منجر به کاهش هزینه‌ها و سازماندهی بهتر در فرآیند صدور صورتحساب می‌شود.
سهولت در پرداخت: مشتریان می‌توانند با استفاده از صورتحساب الکترونیکی، به راحتی پرداخت خود را به صورت الکترونیکی انجام دهند و نیازی به مراجعه حضوری یا ارسال چک ندارند.
حفاظت محیط زیست: عدم نیاز به چاپ صورتحساب و فاکتورهای مالی به مقدار زیاد، منجر به کاهش استفاده از منابع طبیعی و حفاظت بیشتر از محیط زیست می‌شود.
دسترسی آسان: مشتریان می‌توانند به راحتی و هر زمانی که نیاز دارند، از طریق ایمیل یا سیستم‌های مشابه، به صورتحساب‌های الکترونیکی دسترسی داشته باشند.
امنیت اطلاعات: با استفاده از روش‌های رمزنگاری و امنیتی، اطلاعات مالی در صورتحساب الکترونیکی محافظت می‌شود و از دسترسی‌های غیرمجاز جلوگیری می‌کند.
صدور صورتحساب الکترونیکی، نحوه صدور و پرداخت
صدور صورتحساب الکترونیکی یکی از روش‌های مدرن برای ارائه و ارسال صورتحساب‌ها و فاکتورهای مالی به مشتریان یا مشارکت کنندگان مختلف است. این روش، علاوه بر کاهش هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای چاپ و ارسال صورتحساب‌های کاغذی، به عنوان یک راهکار سازماندهی شده و سبزتر برای مدیریت مالی استفاده می‌شود. با صدور صورتحساب الکترونیکی، اطلاعات مالی مانند جزئیات محصول و خدمات ارائه شده، قیمت‌ها، مالیات‌ها، مهلت پرداخت و شرایط دیگر به صورت الکترونیکی به مشتریان ارایه می‌شود. این شیوه امکان پذیرش پرداخت الکترونیکی را نیز داراست که از سادگی و راحتی بیشتری برای مشتریان برخوردار است و همچنین می‌تواند زمان پرداخت را کاهش دهد. در ضمن، صورتحساب الکترونیکی همچنین می‌تواند تاثیرات مثبتی بر محیط زیست داشته باشد؛ زیرا کاهش مصرف کاغذ و پرینت‌های متعدد برای چاپ صورتحساب‌ها و فاکتورها، می‌تواند در کاهش استفاده از منابع طبیعی و همچنین کاهش ترافیک و انتشار دی‌اکسید کربن کمک کند. در نهایت، این روش امن و قابل اعتمادی برای ارسال و دریافت اطلاعات مالی است، به شرطی که از فناوری‌ها و روش‌های مناسب برای حفاظت اطلاعات مالی و شخصی استفاده شود