مطابق تبصره ۴ ماده ١۶ قانون دیوان عدالت اداری مقرر شده؛ «در مواردی که اشخاص ذی نفع تقاضای انجام امر اداری با خودداری از انجام آن را از دستگاه های مذکور دارند ابتدا باید تقاضای خود را به دستگاه مربوط ارائه دهند و آن دستگاه مکلف است ضمن ثبت درخواست و ارائه رسید حداکثر ظرف سه ماه به صورت کتبی پاسخ قطعی را (نفیاً یا اثباتاً) به ذی نفع ابلاغ نماید…. چنانچه با انقضای مهلت مذکور آن دستگاه از ابلاغ پاسخ مقتضی خودداری نماید، ذی نفع میتواند با رعایت مواعد مذکور در تبصره (۳) این ماده از زمان انقضای مهلت پاسخ و معاذیر قانونی یا شرعی، در دیوان طرح شکایت کند عدم پاسخگویی و استنکاف از ثبت درخواست و ارائه رسید به اشخاص متقاضی تخلف اداری محسوب می شود … ..».
مطابق تبصره فوق کلیه دستگاه های اجرایی مکلف به ثبت درخواست و پاسخگویی در مهلت زمانی سه ماهه بوده و شهروندان نیز مکلفند ابتدا تقاضای خود را به دستگاه مربوطه ارائه دهند و سپس در صورت امتناع آن دستگاه از پاسخگویی در مهلت مقرر یا عدم رضایت از پاسخ آن دستگاه، اقدام به طرح شکایت در دیوان عدالت اداری نمایند. متاسفانه مطابق بررسی های بعمل آمده، علی رغم گذشت زمان قابل توجهی از اجرایی شدن تبصره مذکور و مکاتبات متعدد با دستگاه های اجرایی در خصوص تسریع در فرآیند ایجاد بسترهای ضروری جهت عملیاتی سازی این تبصره زیر ساخت های مورد نظر در بسیاری از دستگاه ها فراهم نشده و این موضوع منجر به تحمیل هزینه به شهروندان و نارضایتی عمومی شده است. فلذا به منظور جلوگیری از هدر رفت بیت المال تحقق اداره شایسته و پیشگیری از طرح شکایات و همچنین ممانعت از تحمیل هزینه های مضاعف به شهروندان خواهشمند است در مقام ریاست شورای عالی قضایی در استان با استفاده از ظرفیت معاونت اجتماعی و پیشگیری از وقوع جرم و دادستانی و سازمان بازرسی کل کشور در راستای نظارت و تذکر به دستگاه های اجرایی در جهت اجرایی سازی تبصره مذکور اقدامات شایسته انجام و همچنین به منظور آگاهی رسانی به شهروندان جهت پیشگیری، مفاد تبصره فوق به طرق مقتضی به ویژه از طریق رسانه های محلی به اطلاع شهروندان شریف آن استان رسانده شود تا در صورت ادعا علیه دستگاه های اجرایی، بدواً به دستگاه مربوطه مراجعه نمایند و در صورت عدم پاسخ دهی آن دستگاه در مهلت سه ماهه یا در صورت عدم اقناع از پاسخ، واصله با پیوست پاسخ، مطروحه اقدام به طرح دادخواست در دیوان عدالت اداری نمایند.
